第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理，实现学生档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，确保学生档案材料完整、保管妥善、利用充分、安全转递，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》精神和学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称学生档案，是指学生在校接受教育情况的真实记录, 是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料，是跟随学生毕业、就业而派遣的学生档案。

第三条 学生档案是用人单位全面了解和选拔人才的重要依据，学生档案管理工作必须严格执行国家和学校有关档案管理制度，确保学生档案的完整、准确与安全。

第二章 学生档案材料归档

第四条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。归档材料一般包括以下材料：

1.高考材料（报名登记表、体检表、志愿表等）。

2.在校期间学生的奖惩材料：接受校级以上表彰、奖励登记表及纪律处分决定。

3.入学通知书、新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、体检表、学生成绩单、学位申请表、实习鉴定表、就业报到证通知单（副联）。

4.专升本推荐材料、教师资格证材料（根据实际情况部分需要）。

5.其它具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第五条 学生档案材料必须真实、齐全、完整，文字清楚、对象明确，严禁涂抹勾划，严禁弄虚作假。归档材料必须是手续完备的正式材料，凡规定由组织鉴定盖章的，须有组织负责人的签字意见和组织盖章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应有本人签字。

第六条 归档材料需遵循相关规定标准，文字一律使用碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔或复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第七条 材料归档时间

1.录取报到的新生档案及学生登记表应在学生报到工作结束后两个月以内整理归档。

2.学生取得各类奖惩的原始材料及需归档材料，应在形成文件下发后的一周内归档。

3.学年鉴定表、毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、论文评分表、实习鉴定表、就业报到证通知单（副联）等材料在学生离校前归档。

第三章 学生档案的管理

第八条 学生档案管理工作实行“招生就业处统一指导、二级学院具体负责、辅导员收集整理”的原则，执行相应的责任追究制度。

第九条 二级学院要做好学生档案的统一管理归档工作，要做到安全、保密、系统、完备。辅导员是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人。辅导员岗位变动时，二级学院要组织做好学生档案的交接工作。

1. 各二级学院负责接管学生档案，并做好档案材料交接、查验、登记工作。学生自行携带档案到校的，需在报到时将档案交给各二级学院。档案邮寄至招生就业处的，招生就业处负责在新生入学后及时转交各二级学院。未报到新生的档案，由二级学院交至招生就业处统一管理。

2.二级学院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向学籍管理部门报告；发现档案材料不齐全的，应及时向学生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应做好记录并由学生本人签字确认。

3.新生资格审查完毕后，由二级学院对新生档案进行整理、归档，建立台账，并按年级、专业、班级及学号顺序排列，专柜存放，集中规范管理。

第十条 学生档案严格执行保密制度。

1.因工作需要，只限各级负责学生工作的政工干部和辅导员查阅，原则上不外借。

2．特殊情况下查阅学生档案，必须履行登记和批准手续；须持查阅单位证明或查阅单位介绍信，并经所在二级学院主管学生工作的负责人签字同意后方可查阅。

3．查阅学生档案时，应严格办理材料清点手续，任何人对档案材料不得擅自处理，未经批准不得复制，保证档案的齐全完整，如有丢失由查阅人负责。

4．无论何种原因查阅学生档案，均需档案管理负责人在场，不少于两人且在存放档案的室内进行查阅。

5．学生不得查阅或借阅本人及他人档案。

第十一条 档案转接和管理中，要防止档案的损毁、丢失和泄密，注意防火、防水、防鼠、防虫、防盗，确保学生档案的安全。

第四章 学生档案的转递

第十二条 在招生就业处统一安排下，各二级学院具体负责本学院档案的转递。

第十三条 学生正常毕业后，二级学院按照本管理办法的第四条对毕业生档案进行整理、审核，并经主管学生工作的领导同志审查确认后，装入学校统一印制的档案袋，封口并张贴密封条，两端加盖二级学院公章（骑缝章），保持档案封面的整洁干净，填写内容需与袋内材料真实一致。

第十四条 各二级学院要按照学校统一安排及时转寄档案，学生档案转寄原则上通过高校学生档案邮政专用EMS寄发。

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照就业单位相关要求进行转递。

2.考研或专升本等继续深造的毕业生，其档案根据录取学校要求进行转递。

3.因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生按规定将其档案寄送至生源所在地公共就业和人才服务机构保管。

4．凡未寄送的毕业生档案，各二级学院要登记造册，注明原因，交招生就业处统一保管。

第十五条 学生档案转递后，各二级学院将毕业生档案邮寄底册交至招生就业处，招生就业处汇总后统一交学校档案室存档。档案一经寄发，凡未及时入档的资料，均由其负责单位转寄，若出现问题由该单位负责。

第十六条 学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、延期毕业、结业、肄业、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生学籍管理部门应及时通知学生所在的二级学院按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第十七条 学生档案原则上不允许本人自提。但因特殊情况学生确实需要自提的，需持有对方单位开具的调档函及本人身份证原件、复印件方可申请档案自提。档案自提过程中发生问题的，由学生本人承担责任。档案一经申请自提离开学校，学校不再接收任何形式的档案退回。

第五章 附 则

第十八条 本规定自颁布之日起实施，往届学生档案可参照执行。

第十九条 本规定由平顶山学院招生就业处负责解释。